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Excel 関数 VlookUpを徹底解剖。効率よく仕事をこなす為には?

投稿日:2018年4月19日 更新日:

どうも こんにちわ ひで(@hidecom16)です

新年度も始まり、去年よりも仕事を効率よくしたいと目標に立てる方もいるのではないでしょうか

私の場合、エクセルを使って効率化をするのが得意なので

私と同じような環境でエクセルでなんとかしたいと思っている方に届けば良いかなと思っています。

それではいきましょう。

[kanren postid="240"]

VlookUp関数とは?

検索値を元に指定した範囲の中から

検索条件に一致したデータを検索しデータを抽出する関数です。

この関数、言葉で説明すると非常に分かりにくいので理解に苦しむことが多々あります。

使い方を知る前にまずこの関数で実現できることをまとめていきます。

[box class="green_box" title="こういう場合に使うよ"]
  1. 大量にあるデータから正確にデータを抽出できる
  2. 毎月作る資料を正確に作ることが出来る
  3. タイピングミスによる初歩的なミスを減らす
[/box]

それでは何が出来るかが分かったところでさっそく関数の中身について説明していくよ。

VlookUpの構文について。

Excelでは関数を使う為のマニュアルとして構文を理解しなければ話になりません。

構文というのは、関数を使う為に指定する値や範囲などといった

必要な情報を入力しなければいけないお作法みたいな物ですね。

[box class="red_box" title="VlooKUPの構文"]
VLOOKUP(①検索値, ②範囲, ③列番号, ④検索の型
[/box]

ここで大事なことを言います。

この関数を使うにあたって必ずマスターのデータが必要となります。(下記のような物)

マスターデータとして上記のような社員情報だったり

商品情報が入っているデータなどがあげられるでしょう。

これらは会社のシステム上に必ずあると思いますのでCSVファイルに落としエクセルに書き出しておきましょう。

そういうマスターデータが無いという方もいると思いますが、

無いのであれば自分で作っていただければと思います。

今回はマスターデータがあるという前提でお話していきます。

先ほどでた構文を既に忘れた方もいると思いますのでもう一度言います。
[box class="red_box" title="VlooKUPの構文"]

VLOOKUP(①検索値, ②範囲, ③列番号, ④検索の型
[/box]

構文の中にある検索値や範囲などといったものは引数と呼ばれます。

よく出てくる言葉なので今のうちに覚えておきましょう!

今回はA列の社員番号を検索値として、マスターデータ(D列~H列)から名前を抽出するように設定しました

ここでの重要ポイントは検索値に対してマスターデータの1列目に検索値が含まれているか否かです

これはどういうことかと言うとこういうことです。

こちらではエラーで出ていますね? 先ほどのマスターのD列とE列を入れ替えた物になります。

VLOOKUP(①検索値, ②範囲, ③列番号, ④検索の型

 

マスターデータの②範囲の基準となる列、今回でいうとD列には必ず①検索値の値が入っている前提で範囲指定しなければなりません。

ここは超重要なので必ず理解してください。

③列番号を指定してあげることで今回の場合は基準となるD列から2列目のデータを抽出できます。

④検索の型の"0"というのは検索値と範囲データの値が完全に一致しているか判定しています。

完全に一致しているということは 文字列なのか値なのか、そういう所にも関わってきます。

値の【1】 と 文字列の【1】は別物扱いになるということです。 つまりどちらかに合わせないとエラーになります。

基本は"0"で使うことが多いでしょう。 "0"の変わりに"FALSE"と入力しても同じ結果になります。

[box class="green_box" title="重要点のまとめ"]
  1. マスターとなるデータが無いと使用頻度は少ない
  2. 検索値が範囲の基準となる1列目にデータが含まれていなければエラーが出る
  3. 見た目は同じだが、表示形式によってエラーが出る
[/box]

 

実際に使ってみての感想

仕事で使う上でこの関数はミスをなくすという意味で使用頻度がかなり高いです。

タイピングミスによる致命的なミスも劇的に減ります。

少々ややこしい関数ではありますが

実際に使ってみると直感的に使える関数なので慣れれば扱いやすいです。

今回は基本的な使い方について触れましたので

顧客情報や社員情報、商品情報を扱う仕事をしているならば必ず使用しますので必ず覚えましょう。

次回はさらに応用をきかせて効率よくデータを扱えるようになるポイントを説明していきます。

それでは今日はこのへんで!

 

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