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Excelを勉強したら残業時間が30時間ほど削減された話

投稿日:2018年4月1日 更新日:

Excelで残業時間減らしたい・・・・!

どうも こんにちわ ひで(@hidecom16)です。

みなさんExcel使ったことありますか?

 

私が仕事をする上で、Excelは必需品です

仕事場についてメールを確認後、開くのはもちろんExcel。

いろんなものが万能かつ直感的に簡単に作れるのが魅力的ですよね。

毎月、提出する書類や毎月会議に出す資料を全てExcelで作っています。

残業時間が30時間を超え始めたころに危機感を持ち自分の業務を見直した結果

最も時間を消耗している所がExcelであることが勉強を始めたきっかけです。

ここでは私が入社してからやってきた取り組み方や勉強方法についてまとめていこうと思います。

残業時間を減らすぞ!このことだけを考えていた

関数をどれだけ知っていてどれだけ使いこなせるか、

またはExcelというソフトをどれだけ使えるかでめちゃくちゃ変わってきます。

使い方ひとつにしろショートカット使ったり、効率の良い関数を組むことで劇的に変わります。

私が入社してまず思ったことは、前任者が作ったファイルが無駄だらけだったということ。

編集もめちゃくちゃしづらくて俗に言うクソみたいな組み方をしてたんですよ・・・。

カスタマイズしてデータ挿入したら一括で全部反映されるなど、

書式だったり細かいところではありますけど、常に改善しようと考えています。

データを計算する仕事は人間がすべき仕事じゃないので

関数しっかり組んでソフトが全てやってくれるまで持っていきたいですよね。

エクセルが出来ないことを人間が補正してあげる

常に私はこのイメージで使っています。

例えばですが、計算式入れたときに範囲指定をしますよね。(SUM関数などで)

この範囲指定、データが増えたときに人間が手で範囲指定し直す。

みたいな作業をしてる方いますが、これらはすべて自動化できるのです。

こういう無駄な作業はミスも発生しますし

何より人間がやることではありません

逆算して労力と時間を把握してみる

効率化したいと考えたときに、今の自分ではどうしようもない時があります。

毎月同じような処理を100回繰り返す業務があったとして2時間かかるとしましょう。

そこにかかる労力は計り知れません・・・

自動化するプログラムを作った時に、5分で完了すると見込んだ場合

従来と1時間55分の短縮が見込めますね。

勉強時間に4時間使ってプログラムが完成しても、だいたい2か月もあれば

時間だけで考えるとプラスマイナスゼロになりますよね。(毎月2時間かかる業務を2か月 = 4時間)

余った時間は別の業務の効率化に繋げていくことも可能ですし心にも余裕が出てきます。

しかも2時間もかけて行っていた時と5分で勝手に業務が終わってしまうとのでは労力が全く違います。

このように効率化したいと考えたときにどれだけの時間を使って勉強し、勉強した成果が

どれだけ時間短縮が出来るかをざっと見通すことが非常に大事です。

勉強方法はそこまで難しくはない

ここからは勉強方法についてですね。

先ほどまとめたものを忘れた方もいると思いますので再度確認しましょう。
[box class="green_box" title="大事なこと"]

  1. 調べ方を学ぶことが大事
  2. 関数を使えるようにしよう
  3. プログラムを書いて自動化してみる
[/box]

調べ方を学ぶ

調べるにしても、むやみやたらに調べていては時間を消耗するだけです。

なので効率良く物事を調べていきたいハズ。

私の場合、調べる前に必ず分からないことをノートやメモに記入し

何を調べれば良いのかを明確にします。

明確にしないと今どういう情報が欲しくて

得た情報から何をしたいか分からず迷宮入りしてしまうことがあるからです。

分からないと思ったことに対して具体的に例を上げると

文章の意味が理解できていないのか

単語の意味が分からないか

など考えられることはたくさんあります。

遠回りのように見えますが

納得するまでやるとなるとここまでやったほうが良いですね。

こういった積み重ねが知識の土台となっていくので

後々理解がスムーズになり結果的に効率も上がってきます。

関数を使えるようにしよう

これはあくまでも、職場でよく使う関数だけにしぼって勉強すればよいです。

関数はやまほどあるので、私も知らない関数はたくさんあります。

実際に現場でよく使う関数を熟知して効率の良く仕事が出来るまでもっていきたいですよね。

環境によって使う関数はかなり変わってくるので

自分で考えどうしたら効率化できるか。

どの関数をチョイスすれば良いのかを見直すと良い結果が生まれることが多いです

自分が何をしたいか明確にして、調べるとそれに合った関数を紹介してくれたり

こういう考え方で使っているよ、といった情報がネットには出てきます。

それらを自分の環境に落とし込むことで、初めて効率の良い関数が組めるようになってきます。

プログラムを書いて自動化する

少し難易度は高くなりますが

関数で実現できない物はプログラムで解決することも出来ます

500個あるエクセルファイルを自動で処理させるといった

関数では不可能な動きを見せてくれます。

業務もサクサク行えるので

プログラムが勝手に仕事してくれる状態まで持ってこれれば最高です。

慣れるまでに時間はかかりますが

取り組むだけの価値は大いに有りです。

プログラムほぼ未経験者の私でも

1時間かかっていた業務を1分で終わらすようなプログラムを書けるようになりました。

エクセルで扱うプログラムは比較的わかりやすく

取り組みやすいので入門としてオススメします。

ここで勘違いする人がいるのですが

なんでもかんでもプログラムに起こそうとする人。

これは非効率です。 関数で作れるものは関数を使いましょう。

後継者に繋げる際にもなるべく分かりやすく完結に引継ぎたいですよね。

プログラム未経験者にいきなり複雑なプログラムを勉強させるのはしんどいです。

まずが出来る所から、簡単な所から挑戦していけば良いと思いました。

プログラムは知っておいて損はない分野だと思いますよ!

組んでいく上で論理的思考がみにつき

仕事をする上でいろんなところで役立つことが必ずあります。

無駄をなくすという意味でも論理的思考は本当に大事です。

残業時間を削減に成功して思ったこと

やっぱり自分でやろうと思うか思わないかで大きく差が出てくると思いました。

新たに行動に出ることの大切さは計り知れないですね。

効率化したいと強く思っていたことにより

今回残業時間を大幅に減らすことに成功しました。

何をすればいいか、何を学べば良いか

これらを明確に出来たことが非常に大きかったです

また、自分にあった勉強方法も見つけることが出来ました。

今回エクセルを題材としてお話をしましたが

効率化することはほかにも山ほどあります。

皆様も身近な所で時間を消耗している業務があったら

効率化してみてはどうでしょうか!

それでは皆様今日はこのへんで!

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ブロガー×フォトグラファー 残業ゼロの会社で働いているやればできる複業ブロガー 石川県の魅力をどどんとお届け!

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